¿Cómo trazar un programa de viajes y controlar el ahorro en su compañía?

En el clima económico actual, las compañías reúnen esfuerzos para controlar gastos y los viajes corporativos no son una excepción. Llevar adelante una gestión apropiada de los viajes de negocios, seleccionar convenientemente a los proveedores estratégicos y establecer plazos para la realización de las reservas, son aspectos esenciales para alcanzar una reducción de costos.

Cada viaje es único, implica un destino diferente y requiere de una combinación apropiada de servicios. Sin embargo, para reducir sus costos de viaje, una organización eficiente debe establecer reglas previas que sirvan para guiar a los viajeros hacia las elecciones razonables más, para que el viaje permanezca alineado con los objetivos de reducción de costos de su compañía.

Tropical Tours trabaja mano a mano con sus clientes corporativos en el desarrollo e implementación de programas de viajes que estén adaptados a las necesidades específicas de cada compañía.

Un programa de viajes bien diseñado consiste en elaborar un conjunto de buenas prácticas, que ordenan la forma de administrar los viajes corporativos a lo largo de cada uno de los elementos de un viaje. Es decir, en la etapa previa, durante y en los días posteriores al viaje.

Además debe establecer un proceso para realizar reservas y confirmaciones que lleve a un punto de equilibrio entre comodidad y conveniencia. Al mismo tiempo, el programa de viajes debe velar por las iniciativas de ahorros que su organización busca.

El paso más importante en un programa de viajes es centralizar sus reservas a través de una sola agencia administradora de viajes. Puede ser que al principio encuentre alguna resistencia interna, generalmente debido a la falta de conciencia sobre la necesidad de control o por miedo a lo desconocido.

A pesar de la oposición inicial, existen razones válidas para que su compañía considere implementar un programa de viajes:

Reducción de costos

El objetivo principal de un programa de viajes es identificar oportunidades de ahorro, el éxito depende del cumplimiento de parte de sus colaboradores. Sin un programa de viajes, es probable que la mayoría de sus colaboradores se sientan confundidos sobre los procedimientos que se deben seguir y cuál es el presupuesto estipulado por cada viaje.

No tendrán un punto de referencia para sus gastos de viajes y pueden terminar gastando de manera imprudente. Sin controles adecuados, su equipo administrativo carece de una visión precisa de los gastos de viaje de su organización para determinar si los fondos se están utilizando de forma adecuada.

Sin datos no es posible identificar áreas en las que existen ahorros perdidos y en las que se podrían generar eficiencias operativas.

Controles de gestión

Un programa de viajes le permite simplificar el proceso, desde la reserva hasta la conciliación de gastos. Esto permite recopilar información en forma oportuna, para realizar un seguimiento real a cada uno de los viajeros.

Por ejemplo, es posible obtener información si un colaborador rechazo una tarifa aérea más barata por conveniencia personal. Existen sistemas automatizados que permiten, aprobar los viajes antes de la emisión, por lo que los costos se evalúan antes de que sea demasiado tarde.

Acuerdos corporativos

Al consolidar todas las reservas a través de una agencia administradora de viajes, puede obtener una visión completa de los gastos de viaje de su organización. Esto les ayuda a negociar acuerdos corporativos con aerolíneas, hoteles u otros proveedores.

Para negociar mejores tarifas condiciones para su organización es imperativo contar con datos apropiados.

Los elementos de un viaje corporativo:

Previaje: Cotización, aprobación, reserva y confirmaciones.

Durante el viaje: Soporte en los aeropuertos, cambios de itinerario de último momento y posibles emergencias.

Post viaje: Reportes, pagos, conciliaciones y análisis de oportunidades de mejora.