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La Ley de Abreviación Procesal Penal y de Fortalecimiento de la Lucha Integral Contra la Violencia a Niñas, Niños, Adolescentes y Mujeres (Ley N°1173 de 26 de abril de 2019), trae como novedad la creación de la Oficina Gestora de Procesos. Esta repartición servirá de soporte y apoyo a la actividad jurisdiccional, con la finalidad de optimizar la gestión judicial, con dependencia orgánica y operativa del Tribunal Supremo de Justicia.

La normativa aclara que esta oficina no tiene funciones jurisdiccionales sino administrativas, y se rige por los principios de: desformalización, celeridad, eficiencia, eficacia, racionalidad, transparencia, coordinación, vocación de servicio público responsable, mejora y actualización permanente. Y está conformada por una Oficina Gestora de Procesos Nacional, y las Oficinas Gestoras de Procesos Departamentales.

Los servidores de esta Oficina deberán contar con probada idoneidad y formación profesional en gestión, organización y administración pública, cuyas funciones estarán previstas en Reglamento y protocolos de actuación. Sus perfiles serán establecidos atendiendo a su naturaleza administrativa gerencial y deberán comprender como mínimo las competencias de gestión por resultados, planificación, atención al usuario, uso de tecnologías de información y comunicación, y análisis de datos.

El personal de estas Oficinas será preseleccionado a través de concurso de méritos y examen de competencia por el Consejo de la Magistratura y será designado por el Tribunal Departamental de Justicia respectivo. Sin embargo, el Tribunal Supremo de Justicia en coordinación con el Consejo de la Magistratura, establecerá el número de Oficinas Gestoras de Procesos en cada departamento judicial, conforme a la carga procesal, cantidad y ubicación de salas de audiencias y el número de tribunales de sentencia y juzgados de sentencia, bajo el principio de proporcionalidad e igualdad.

En general esta oficina administrativa, denominada “Oficina Judicial” en otros ordenamientos jurídicos, se debe encargar no solo de prestar los servicios descritos, sino fundamentalmente de hacer el seguimiento, los ajustes y las correcciones que exija la nueva normativa.

La configuración del Órgano Judicial puede ser técnicamente excelente, pero su sola existencia no basta para que se logren los fines pretendidos. Es necesario crear una suerte de observatorio con la intervención no solo de los jueces y tribunales, sino también de los abogados y litigantes, de tal forma que se hagan los ajustes necesarios en determinados servicios para que puedan cumplir los objetivos previstos por el legislador; además, las reformas en su conjunto necesitan que se las apropie el Órgano Judicial.

A propósito de la creación de esta oficina, la ley española 13/2009 de 3 de noviembre, de reforma de la legislación procesal para la implantación de la nueva oficina judicial, proclamaba entre otras cosas en su exposición de motivos que la reforma de la justicia se ha convertido en un objetivo crucial e inaplazable. Los ciudadanos tienen derecho a un servicio público de la justicia ágil, transparente, responsable y plenamente conforme a los valores constitucionales.

Uno de los medios esenciales para conseguirlo es la implantación de la nueva oficina judicial, cuyo objetivo es la racionalización y optimización de los recursos que se destinan al funcionamiento de la administración de justicia. Se trata, en síntesis, de que los jueces y magistrados dediquen todos sus esfuerzos a las funciones jurisdiccionales que les vienen encomendadas por la Constitución: juzgar y hacer ejecutar lo juzgado. Para ello es preciso descargarles de todas aquellas tareas administrativas, que están previstas y asignadas ahora a la Oficina Gestora de Procesos. Se busca, en definitiva, simplificarles el trabajo a los operadores jurídicos de modo que la actividad jurisdiccional y profesional de los jueces y magistrados se desempeñe con la máxima eficacia y responsabilidad.

Los referidos servicios judiciales deberán acompañarse de los medios informáticos, electrónicos, magnéticos, archivos de imágenes, programas, bancos de datos y otras aplicaciones de medios tecnológicos para garantizar la autenticidad, integridad y seguridad de la documentación y las actuaciones procesales.