Lo que debes saber para aprovechar al máximo el trabajo remoto

Adolfo Ramírez Baldivieso, especialista en recursos humanos en el área de tecnología, tiene 10 años de experiencia trabajando de forma remota con empresas del exterior. Trabaja en Recursos Humanos Tecnológicos con NIAH Recruiting (de EEUU) que, entre sus clientes, incluye startups pequeñas y empresas grandes como JP Morgan, Audible (Amazon) y otras más. Todo el trabajo lo realiza desde su casa o desde el lugar que desea. Para ello, solo necesita su computadora y una buena conexión a internet.

En palabras de Ramírez, el trabajo remoto pasó a ser una necesidad luego de la pandemia mundial del Covid-19. Y existen muchas industrias que están pensando permitir el trabajo remoto a tiempo completo. Por ejemplo, la compañía Twitter decidió dar permiso a sus más de 5.000 empleados de elegir trabajar de forma remota permanentemente, si así lo quisieran.

Ramírez compartió consejos para los que empezaron a trabajar de forma remota recientemente, estos mismos están enfocados a personas individuales como a equipos de trabajo. 

Consejos personales 

1.- Empiecen el día como si se estaría dirigiendo a su oficina. Una ducha en la mañana y luego alistarse para trabajar hace que su mente esté lista para un día de trabajo. No trabaje desde la cama. Se dará cuenta que tiene menor productividad (responder e-mails en la noche desde la cama está bien)

2.- Tener un espacio dedicado al trabajo es esencial, ya sea una habitación que la convierta en su oficina o un lugar donde esté separado de distracciones, un espacio donde no exista una televisión. Lo cual haga que la gente que vive con usted entienda que cuando está en ese lugar, usted está trabajando. Utilice la mejor silla que tenga, su espalda y su productividad se lo agradecerán.

3.- Levántense cada 30 minutos y camine un par de minutos e intente ver por 20 segundos a algún punto fijo lejano de alguna pared, esto hace que el cansancio de la vista por la pantalla disminuya considerablemente.

4.- Establezca un horario definido y respételo como si estuviera en una oficina. Si usted es más productivo a las 2 de la mañana, no importa. Existen programadores, diseñadores que se sienten más productivos en horarios nocturnos. Esto no quiere decir que deje de ser disciplinado con su horario definido.

5.- Hágales entender a las personas que viven con usted que está trabajando y que el estar en la casa no significa que tienen tiempo para hacer otras cosas en su horario de trabajo. Mientras está en su horario de trabajo aléjese de las personas que viven con usted. 

6.- Trabaje mediante objetivos diarios y semanales, si la empresa para la que trabaja no conoce el método Scrum. Implementen parte de este método a su trabajo por sí solo. Existe todo un libro, pero en wikipedia puede encontrar lo básico. El método Scrum es un método que nació después del 11 de septiembre para reorganizar los archivos de inteligencia del FBI y lograr que información como la de ataques terroristas no pase desapercibida. Este método está basado en conseguir resultados de forma rápida y organizada. 

El mismo ha sido implementado en prácticamente todas las empresas tecnológicas. Desde las más grandes como Apple, Facebook, Google, Amazon, Microsoft hasta las startups más chicas utilizan en su equipo de trabajo este método. El mismo consiste en lo siguiente:

Una reunión virtual de 45 minutos por semana al iniciar la semana o al finalizarla (lunes o viernes). En la cual se definen objetivos semanales para cada persona y equipo. El resto de la semana se tiene una reunión diaria de no más de 10-15 minutos en el cual cada miembro habla de su avance, de las dificultades que tiene para conseguir el objetivo semanal (si hay alguna) y el enfoque de su trabajo ese día. 

Esto se lo hace como una forma de soporte, pero no de control de las personas. Cada individuo no tiene horario de trabajo a menos que su función lo requiera. No importa el horario en que cada persona realice su trabajo ni las horas que emplee. Lo único que importa es que para cuando llegue la reunión semanal principal se haya conseguido el objetivo final. Siguiendo este método es muy raro el no llegar a conseguir los objetivos finales ya que todos están enfocados en sus ta-reas para lograrlo y lo que importa es el resultado final. Este método es muy eficaz para trabajar remotamente y con equipos distribuidos remotos.

7.- Tener una hora de descanso a mediodía es suficiente. Se aconseja no comer de más ya que le causará sueño y el estar en casa teniendo lugares de descanso le será muy tentador. Se sugiere tener una alarma para volver a su lugar de trabajo una vez concluida la hora de “descanso”.

8.- Convierta este modo de vida en un hábito. Las primeras semanas son las que cuestan más mientras se acostumbra. Una vez se convierte en algo normal, puede llegar a ser más productivo trabajando remotamente (no en todas las industrias, pero si en muchas).

Equipos de trabajo

 Slack

La mayoría de personas y empresas actualmente están utilizando Whatsapp como herramienta de comunicación interna y personal. El problema con esta herramienta es que no existe una separación entre trabajo y vida personal. Y sobre todo es que esta forma de comunicación no está enfocada en grupos de trabajos, simplemente es una forma eficaz de comunicación entre personas.

La mejor opción vendría a ser “Slack”. Esta es una aplicación en la cual uno puede comunicarse con grupos de trabajo y de forma directa con personas específicas. La diferencia con Whatsapp es que se pueden seleccionar canales para tocar temas específicos de trabajo y de esta forma tener una conversación ordenada de acuerdo a lo que se quiere comunicar. 

Otro beneficio es que uno puede determinar horas determinadas para que le lleguen las notificaciones y de esta forma puede hacer respetar su horario de trabajo y no recibir mensajes en horas en las que no tendría que estar trabajando. Slack está hecho para la comunicación entre grupos de trabajos, para empresas grandes y chicas y es una aplicación gratuita que puede utilizarla desde computadora, smartphone o tableta. Existe la opción de pago que aumenta algunas características que pueden ser útiles para empresas con muchos empleados.

Otra opción es “Teams” de Microsoft, que es muy similar a Slack y es su competencia directa. Cualquiera de estas dos opciones no solo servirá para trabajo remoto, sino que será útil para tener una comunicación fluida entre equipos de trabajo incluso cuando no sea necesario trabajar desde casa. Es una herramienta bastante utilizada a nivel mundial.

 La Nube

Tener la documentación de su equipo de trabajo o de su empresa en la nube es importante. Sirve para tener un registro de documentos y para que esté disponible para el equipo de trabajo cuando sea necesario. Sirve también para poder trabajar en el mismo documento de forma grupal. Ya sea en documentos escritos o tablas de Excel, por ejemplo.

Es fácil de utilizar y de organizar los diferentes archivos y carpetas para hacer que la productividad de su equipo de trabajo se incremente. Así como Slack, el utilizar la nube no se debería resumir a solo el teletrabajo, sino que debería ser utilizada en circunstancias de trabajo presencial en oficina.

 Trello, Asana, Airtable

Estas tres aplicaciones sirven para manejar el avance de proyectos dentro de una empresa. Funcionan como tableros virtuales para ver el avance de diferentes proyectos internos. Se puede etiquetar a personas, hacer comentarios y asignar tareas mediante estas aplicaciones. Es una forma de incrementar la productividad y ver el avance de trabajo individual y de equipo. Entre las tres opciones la más sencilla de utilizar es Trello, pero las tres pueden cumplir la misma funcionalidad y las pueden acomodar a su flujo de trabajo y convertirlas en más robustas con el tiempo agregando más características.

Todas las opciones mencionadas tanto para mensajes, la nube y avance de proyectos están disponibles para computadoras (PC, MAC), Tablets y Smarpthones (Android y IOS).

“Trabajar de forma remota es una forma de vida, que a la larga puede ser utilizada en el país para que ciertas empresas den esta flexibilidad sin reducir la productividad y en la mayoría de los ca-sos incrementarla”, afirmó Ramírez.