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Bolivia cumple hoy 45 días de la cuarentena ordenada por el Gobierno para evitar la propagación del virus que produce la enfermedad Covid-19. Esta situación obligó a las empresas, colegios y universidades a hacer uso de la tecnología para no parar del todo sus actividades. 

Así fue que recurrieron a los programas o de aplicaciones de videollamadas para coordinar funciones o dictar clases. Zoom, sin duda, es en la actualidad una de las más populares, quizás por su uso sencillo y por la cantidad de participantes que permite en cada sesión, y es que 100 personas no está nada mal.

Por tal motivo compartiremos los trucos de esta plataforma que recogen los sitios El Español y Computerhoy para convertirse en un experto de las videollamadas de Zoom.

Para empezar

Zoom cuenta con una versión para celular, otra web y una extensión para Google Chrome. Sin embargo, para aplicar los trucos necesitas tener instalado el programa en tu computadora. Una vez descargado tendrás que crearte una cuenta e iniciar sesión.

Cambia el fondo

Si no cuentas con un espacio idóneo para sostener las videollamadas o sencillamente no deseas mostrar el lugar en el que te encuentras, Zoom ofrece la opción de crear un fondo virtual alrededor de nuestro cuerpo.

Con el programa abierto debes dirigirte a ajustes, simbolizado con un engranaje. Cuando se abra el menú de configuración marcar en "Fondo virtual" y elegir el que más te guste. Hay imágenes fijas y en movimiento. También se pueden añadir imágenes o videos propios.

Retoca tu apariencia

Los más perfeccionistas tienen a su disposición la opción "Aplicar filtro de video" en la configuración de la sección "Video". No será un cambio radical, pero retocará un poco la apariencia. 

Como curiosidad, desde el mismo lugar también podrás habilitar o desactivar la calidad HD en el video. Si estás en una llamada con decenas de personas, quizás deshabilitarlo sea una buena idea, para optimizar el uso de internet.

Usa las salas de espera

Cuando eres el anfitrión de una videollamada e invitas al resto de participantes mediante un link, corres el riesgo de que se unan personas a las que en realidad tú no has invitado. Lo que pocos saben es que Zoom cuenta con una función para controlar un poco más quién entra a la videollamada y quién no: las salas de espera.

Para activarlas dependerá un poco del sistema operativo que usemos, pero tendremos que pinchar en "Nueva reunión" y buscar un apartado llamado "Ajustes de reunión personal", "Ajustes de PMI" o similar. Dentro de las opciones avanzadas tendremos que activar "Habilitar la sala de espera"

Una vez activado, cuando los invitados usen el link aparecerán en una lista de espera con el resto de usuarios. Así, podremos seleccionar individualmente cuáles de ellos aceptamos o si entran todos de golpe. También podemos aprovechar para configurar de base que los invitados tengan desactivado el micrófono o la cámara y muchas más cosas.

Comparte tu pantalla

Permite que tus compañeros vean una presentación mientras estás hablando. Para activarlo pinchar en el botón "Compartir pantalla" mientras estás en la videollamada. 

Graba las llamadas

El programa tiene la opción de grabar las llamadas. Para determinar algunos aspectos de esas grabaciones tendremos que ir de nuevo a "Configuración" y dirigirnos al apartado "Grabando". Desde allí podemos escoger la carpeta en la que queremos las grabaciones, además de poder habilitar grabar archivos de audio separados de cada participante y más.

Transcripciones de audio

Antes vimos la opción de grabar las reuniones. Pero el problema de las grabaciones es que a menos que sepas el momento exacto en el que se ha discutido algo, tardarás bastante en encontrar las partes que te interesan.

Para simplificarte el trabajo, hay otra herramienta dentro de Zoom que te permite repasar reuniones de modo mucho más eficiente: las transcripciones. En los ajustes de Grabaciones en la Nube, puedes activar las transcripciones de audio para que Zoom transcriba todo lo que se ha hablado en la reunión.

Así, cada vez que grabes una videollamada, Zoom guardará en tu cuenta no solo el archivo de video y audio con lo que mostraba la pantalla en la reunión, y con la webcam de los usuarios, sino que además tendrás un archivo de texto con todo lo hablado. Y si hay errores en la transcripción, puedes editar el texto manualmente para corregirlo. 

De ese modo, si necesitas encontrar algo rápidamente, puedes buscar en el texto con palabras clave que sepas que se usaron en esa parte de la reunión. Y si estás consultando la transcripción desde la web de Zoom, puedes saltar directamente a esa parte de la reunión en el vídeo si haces click sobre la sección de la transcripción que corresponde.

Reuniones recurrentes

Si debes programar reuniones que se repiten en un periodo de tiempo específico y en las que participan siempre las mismas personas, probablemente te resulte un tanto tedioso tener que configurar las mismas reuniones una y otra vez. 

Sin embargo, es posible ahorrarte ese paso, haciento que las reuniones sean recurrentes. Cuando vayas a programar una reunión en el portal de Zoom, selecciona la casilla de “Reuniones recurrentes” y aparecerá una ventana emergente en la que podrás establecer los parámetros concretos. 

Podrás establecer con qué frecuencia ocurre esa reunión y la fecha y hora exactas en las que debe llevarse a cabo. También podrás fijar una fecha final para esas reuniones recurrentes, por lo que ni siquiera tendrás que cancelarlas manualmente.

Una vez que hayas programado todo, la URL y la configuración de la reunión serán siempre las mismas, por lo que todo el mundo podrá unirse sin que tengas que preocuparte de configurar nada o reenviar el enlace. 

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